Hội nghị do Bộ Ngoại giao Việt Nam chủ trì, dẫn đầu các đoàn là Thứ trưởng Ngoại giao của các nước. Tham dự còn có đại điện đoàn ADB tại Việt Nam cùng các địa phương nằm trên tuyến EWEC gồm: Quảng Trị, Đà Nẵng, Thừa Thiên - Huế, Savanakhet (Lào) và Mukdahan (Thái Lan).
Hội nghị sẽ là kênh đối thoại tích cực và cởi mở giữa Chính phủ 3 nước, lãnh đạo địa phương các khu vực dọc hành lang nhằm giải quyết những khó khăn thách thức và xúc tiến các hoạt động đầu tư, kinh doanh dọc tuyến EWEC.
Nằm trong khuôn khổ hội nghị, một cuộc họp nhóm quan chức cấp cao (SOM) Việt Nam - Lào - Thái Lan nhằm thảo luận nhiều vấn đề chuẩn bị cho hội nghị cũng đã được tổ chức vào ngày 17/5 do ông Nguyễn Quốc Dũng, Vụ trưởng Bộ Ngoại giao Việt Nam chủ trì. Hội nghị diễn ra trong 2 ngày 17 và 18/5
