Hà Nội "khai tử" giấy mời, tài liệu hội nghị văn bản giấy

Chánh Văn phòng UBND TP Hà Nội, ông Phạm Quý Tiên vừa cho biết, Chủ tịch UBND TP đã giao Giám đốc các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã rà soát toàn bộ hệ thống văn bản hành chính để gửi trên hệ thống mạng (trừ văn bản mật); đảm bảo từ ngày 1-3, các cuộc họp không sử dụng Giấy mời văn bản giấy.

Và từ ngày 1-4 không sử dụng tài liệu giấy. Quy trình gửi và nhận Giấy mời điện tử được tiến hành như sau: Ngay sau khi phát hành, Văn phòng UBND TP tổ chức gửi văn bản điện tử (không gửi bản giấy) và nhắn tin đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc TP được mời dự họp theo địa chỉ hòm thư điện tử của văn thư cơ quan, đơn vị; hòm thư điện tử công vụ của Giám đốc các Sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc TP. 

Đồng thời, nhắn tin số Giấy mời, thời gian, địa điểm họp đến Thủ trưởng và Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính các cơ quan, đơn vị được mời dự họp.

Các đại biểu dự họp sẽ được gửi tài liệu vào hộp thư điện tử

Đối với giấy mời của cơ quan, đơn vị gửi UBND TP (Văn phòng UBND TP): sau khi phát hành, các cơ quan, đơn vị gửi bằng văn bản điện tử (không gửi bản giấy) và nhắn tin đến Văn phòng UBND TP, đồng thời nhắn tin vào số điện thoại của Văn phòng UBND TP với nội dung số, ngày, tháng, năm phát hành giấy mời; thời gian và địa điểm họp. 

Đối với việc tổ chức gửi và nhận tài iệu điện tử: các cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp UBND TP phải chuẩn bị và gửi tài liệu điện tử về văn phòng UBND TP theo quy định để cập nhật lên hệ thống tin học UBND TP. Tài liệu họp điện tử được cập nhật lên hệ thống tin học UBND TP trước các cuộc họp để phục vụ lãnh đạo UBND TP, lãnh đạo các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã và đơn vị trực thuộc TP truy cập, khai thác bằng thiết bị máy tính bảng đã được TP cấp khi dự họp tại trụ sở UBND TP.