Bà Hồ Thị Quyên, Trưởng phòng kiểm soát thủ tục hành chính (TTHC) thuộc Sở Tư pháp TP Hồ Chí Minh cho biết: “Thư xin lỗi” là một sáng kiến cải cách TTHC xuất phát từ UBND quận 1, áp dụng cho các trường hợp hồ sơ đến ngày hẹn trả mà chưa có kết quả giải quyết và nguyên nhân trễ hẹn thuộc về lỗi của cơ quan nhà nước. Nhận thấy đây là cách làm hay cần khuyến khích, phát huy nên Sở Tư pháp đã đề xuất UBND TP Hồ Chí Minh áp dụng đại trà. “Thư xin lỗi” đối với trường hợp giải quyết hồ sơ trễ hẹn.

Nhằm cụ thể hóa “Thư xin lỗi”, UBND quận Bình Tân là một trong những đơn vị đầu tiên xây dựng quy chuẩn khá chặt chẽ để áp dụng thực hiện. Theo đó, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc; chủ tịch UBND các phường khi để xảy ra tình trạng giải quyết hồ sơ trễ hẹn tại đơn vị phải nghiêm túc thực hiện “Thư xin lỗi” 1 lần duy nhất và thời gian gia hạn giải quyết không quá ¼ thời gian quy định giải quyết thủ tục hành chính đó.

Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an TP. Hồ Chí Minh được đánh giá là nơi làm tốt công tác cải cách thủ tục hành chính. Ảnh chụp sáng 18-4.

Đối với hồ sơ giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông: cấp nào cao nhất, chậm trễ trong việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của cả quy trình, dẫn đến hồ sơ trễ hẹn thì cấp đó đại diện thực hiện “Thư xin lỗi” và phải ban hành chậm nhất là trong 3 ngày làm việc kể từ ngày trễ hẹn trả kết quả.

Trong thời gian 7 ngày làm việc, kể từ khi ký và ban hành “Thư xin lỗi”, thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải tổ chức kiểm điểm trách nhiệm, đối với cán bộ, công chức, viên chức thụ lý, giải quyết thủ tục hồ sơ chậm trễ.

Đến nay, các đơn vị thực hiện TTHC trên địa bàn thành phố đã thực hiện nghiêm túc công tác này và đã có nhiều giải pháp để khắc phục tình trạng hồ sơ trễ hẹn, trong đó có một số đơn vị đã thực hiện tốt “Thư xin lỗi” đối với hồ sơ giải quyết trễ hẹn là Sở KH-ĐT, Sở Tư pháp, Sở Nội vụ, Sở Quy hoạch-kiến trúc, Sở Y tế, Sở TN&MT; UBND quận 7, Tân Phú, Bình Tân, Bình Thạnh, Phú Nhuận, huyện Củ Chi và Cần Giờ.

 Ông Lê Hoài Trung, Phó giám đốc Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh đánh giá cao công tác CCHC tại Phòng quản lý xuất nhập cảnh - Công an TP Hồ Chí Minh. Ông cho rằng nếu như đơn vị nào cũng nỗ lực CCHC như nơi này thì thành phố sẽ nhanh chóng hoàn thành công tác xây dựng chính quyền điện tử.

Tháng 8-2015, nhận thấy áp lực hồ sơ quá cao (ngày cao điểm có đến 3.000 lượt đến làm hồ sơ), Đại tá Nguyễn Văn Anh, Trưởng phòng Quản lý xuất nhập cảnh mạnh dạn áp dụng cấp hộ chiếu qua Internet ở cấp độ 3. Tuy nhiên, vài tháng đầu tiên, số lượng người làm thủ tục qua mạng chỉ khoảng 5%.

Tìm hiểu kỹ mới biết, nguyên nhân là do người dân còn hồ nghi về cải tiến này. Họ cho rằng chẳng qua là Phòng quản lý xuất nhập cảnh muốn đánh bóng tên tuổi chứ “làm vậy thì cán bộ lấy gì ăn?”.

Quyết không để một chủ trương đúng lại không được hưởng ứng, phòng đã xây dựng quy trình, tờ khai cấp đổi hộ chiếu qua Internet rõ ràng hơn, niêm yết công khai ở nhiều nơi. Đồng thời kết hợp với các cơ quan báo chí tuyên truyền mạnh mẽ đến mọi tầng lớp người dân. Nhờ vậy mà đến đầu năm 2016, tỷ lệ hồ sơ kê khai trực tuyến qua mạng tăng vọt lên hơn 70%.

Trong 3 tháng đầu năm 2017, Phòng quản lý xuất nhập cảnh đã cấp hộ chiếu phổ thông 60.531 trường hợp; cấp đổi thị thực, gia hạn lưu trú, thẻ tạm trú cho người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài 12.339 trường hợp; tỷ lệ trả kết quả đúng hẹn đạt gần 100%.

Cũng tương tự là bước đột phá cấp giấy phép xây dựng qua mạng Internet của UBND quận 8. Cách thức là khi nhận được thông tin của người dân qua mạng, các bộ phận nghiệp vụ của UBND quận sẽ đánh giá hồ sơ có đạt yêu cầu để có thể ký giấy phép hay không.

Trong trường hợp hồ sơ cần bổ sung chỉnh sửa, yêu cầu này sẽ được chuyển ngược lại cho người dân qua e-mail hoặc bằng công cụ tương tác được lựa chọn.

Khi hồ sơ chỉnh sửa đạt yêu cầu, bộ phận tiếp nhận sẽ thông báo cho người người đăng ký qua tin nhắn hoặc e-mail về lịch hẹn để đối chiếu hồ sơ gốc, nộp các loại giấy tờ mà theo qui định phải là bản chính. Sau đó người dân sẽ nhận giấy phép xây dựng bằng hai cách là nhận trực tiếp tại UBND quận hoặc chuyển theo đường bưu điện.

Ngoài mô hình này, ông Nguyễn Nha Kha - Chánh văn  phòng UBND quận 8 cho biết quận còn triển khai các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 trong các lĩnh vực: thành lập và phát triển DN; an toàn thực phẩm; chứng thực-hộ tịch; lao động, tiền công, tiền lương.

Với cách làm này đã rút ngắn thời gian cấp giấy phép xây dựng từ 15 ngày xuống 10 ngày; lĩnh vực an toàn thực phẩm rút ngắn từ 15 ngày xuống 12 ngày…Tỷ lệ người dân tham gia nộp hồ sơ trực tuyến hiện nay là khoảng 22%.

Ngoài các cách làm hay nêu trên còn có mô hình liên thông điện tử cấp phép xây dựng của tổ chức tại Sở Xây dựng; mô hình tiếp nhận và trả kết quả TTHC liên thông trong lĩnh vực đất đai, xây dựng tại Ban quản lý Khu công nghệ cao; Ban quản lý Khu chế xuất-Khu công nghiệp; Sở GTVT và UBND quận 12 với mô hình lấy ý kiến đóng góp của tổ chức, cá nhân qua mạng xã hội…

Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính, UBND TP đã triển khai hệ thống liên thông văn bản điện tử cho 222 đơn vị trên địa bàn và kết nối trục liên thông văn bản điện tử của TP Hồ Chí Minh với Văn phòng Chính phủ. Đã cấp gần 18 ngàn hộp thư điện tử cho các cơ quan, đơn vị và các bộ, công chức viên chức sử dụng.

Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến đã triển khai đến 44 đơn vị gồm Văn phòng UBND TP, các sở ngành và 24 quận huyện. Qua đó đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức, chi phí cho cả nhà nước lẫn người dân khi thực hiện TTHC qua mạng Internet.

Bên cạnh đó, trong năm 2016, thành phố đã tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về lý luận chính trị, quản lý nhà nước, đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho 14.531 lượt cán bộ công chức, viên chức toàn thành. Đưa 355 lượt cán bộ, công chức, viên chức sang nước ngoài học tập để bổ sung cho nguồn nhân lực quản lý, giúp công tác CCHC ngày một toàn diện hơn.

Nhóm PV