Biện pháp xử lý đối với đơn vị sử dụng hai lần dấu sai quy định hiện nay là hủy.

Rút thời hạn làm con dấu, thuận lợi cho doanh nghiệp

Sau thời gian thực hiện Quyết định của Chính phủ về việc bỏ giấy phép làm con dấu đối với doanh nghiệp, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, đã tạo nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp và cơ quan Công an làm nhiệm vụ quản lý. Tuy nhiên, quá trình thực hiện quy định mới đã bộc lộ những kẽ hở dẫn đến không ít doanh nghiệp cả vô tình lẫn cố ý sử dụng hai con dấu không đúng quy định của pháp luật.

Tại Hà Nội, từ năm 2004, Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về TTXH Công an TP Hà Nội đã chủ động đề xuất kế hoạch cải cách hành chính trong lĩnh vực này. Thay vì quy định trước đó, doanh nghiệp sau khi nộp hồ sơ làm con dấu tại cơ quan Công an phải đợi 5 ngày mới đến nhận giấy phép khắc dấu, thì Phòng đã rút ngắn thủ tục bằng cách chuyển thẳng giấy phép khắc dấu đến cơ sở khắc dấu. Đúng hẹn, doanh nghiệp đến cơ quan Công an nhận dấu, giảm một lần đi lại cho doanh nghiệp.

Phát hiện nhiều kẽ hở trong đăng ký, quản lý

Qua rà soát, các cán bộ Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH Công an Hà Nội đã phát hiện hai doanh nghiệp làm thủ tục khắc và sử dụng đồng thời hai con dấu không đúng quy định. Khi xác minh, công ty TNHH thương mại có trụ sở tại quận Long Biên lý giải, sở dĩ có chuyện hai dấu là vì nhân viên công ty khắc dấu hiểu nhầm khi họ yêu cầu khắc dấu chức danh giám đốc, lại tiến hành khắc thêm một dấu của Công ty mà trước đó họ đã làm rồi. Trên thực tế, cơ quan Công an chưa thể rà soát hết được số lượng con dấu sử dụng không đúng như trên, vì lý do mới hợp nhất nhiều doanh nghiệp còn trùng tên, hay các địa phương còn chủ quan và lúng túng.

Lý do có thể khắc nhiều con dấu cho một doanh nghiệp, có thể từ việc chồng chéo trong phân công nhiệm vụ của chính doanh nghiệp đó, nhưng cũng có thể là lỗi cố ý của doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục đích khác. Sở dĩ có tình trạng này, vì theo quy định khi làm con dấu doanh nghiệp phải xuất trình bản đăng ký kinh doanh chính, còn hồ sơ thì được nộp bản sao. Chính vì thế, bản đăng ký kinh doanh chính có thể lần lượt xuất trình ở nhiều nơi mà khó bị phát hiện.

Kẽ hở thứ hai, hiện các cơ sở khắc dấu liên thông với Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH nhưng không liên thông với nhau (tại Hà Nội, có một địa điểm đăng ký, quản lý con dấu là Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH nhưng có tới 18 cơ sở khắc dấu), nên doanh nghiệp có thể khắc dấu ở nhiều nơi, gây khó khăn cho cơ quan quản lý.

Một khó khăn khác là hiện nay chưa có chế tài xử lý vi phạm sử dụng hai dấu sai quy định, khiến một số địa phương lúng túng. Ngoài ra, khi các cơ sở khắc dấu cạnh tranh nhau không chỉ về giá khắc dấu, mà ngay cả khâu thực hiện quy định buộc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải trình diện khi khắc dấu cũng lơi lỏng.

Con dấu không phải là vật dụng thông thường, mà nó còn có ý nghĩa quan trọng trong ký kết, giao dịch pháp lý để đảm bảo trật tự xã hội. Thiết nghĩ, những vướng mắc trên đây sẽ được cơ quan chức năng sớm hoàn thiện, theo hướng tạo thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu nhưng vẫn phải đảm bảo chặt chẽ về pháp luật

Thanh Phong