Chế độ báo cáo hành chính được quy định tản mát trong rất nhiều văn bản pháp luật khác nhau. Ngoại trừ chế độ báo cáo thống kê đã được quy định thống nhất tại Luật Thống kê và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật Thống kê; còn lại, các chế độ báo cáo khác đang phụ thuộc phần lớn vào cơ chế quản lý hành chính và quy chế làm việc của cơ quan hành chính nhà nước cũng như tính chất nhiệm vụ, yêu cầu quản lý của mỗi ngành, lĩnh vực. Kỳ hạn, tần suất, quy trình, nội dung,… từng loại báo cáo đang là vấn đề hết sức vướng mắc, gây không ít khó khăn, lúng túng trong thực hiện.

Ứng dụng công nghệ thông tin giúp giảm thời gian và chi phí cho người dân khi đến làm việc với các cơ quan nhà nước.

Mặt khác, khó có thể thống kê được chính xác số lượng báo cáo của các cơ quan hành chính nhà nước trong từng năm, bởi mỗi cấp, mỗi cơ quan hành chính từ Trung ương đến cơ sở phải thực hiện hàng loạt các báo cáo (từ báo cáo tuần, quý, tháng, năm, đến rất nhiều báo cáo đột xuất khác). Đây cũng chính là nguyên nhân của tình trạng thiếu đồng bộ, thống nhất và tương thích về số liệu trong các báo cáo hành chính thời gian qua.

Trên cơ sở kết quả tổng hợp tình hình thực hiện báo cáo của các bộ, ngành, địa phương, ước tính trong năm 2015, cơ quan hành chính nhà nước các cấp phải thực hiện tới 2.054.776 báo cáo, với 5.361.311 bản in (trong đó có 3.306.535 bản in gửi các cơ quan liên quan để biết). Thời gian trung bình làm báo cáo của các bộ, ngành Trung ương chiếm 25,04% tổng thời gian thực hiện nhiệm vụ (nhiều nhất là Bộ Giao thông vận tải, chiếm khoảng 50%); của chính quyền địa phương các cấp chiếm 26,12% tổng thời gian thực hiện nhiệm vụ (nhiều nhất là tỉnh Bình Dương, chiếm khoảng 70%). Chi phí để in ấn báo cáo cũng khá tốn kém.

Thông thường, một bản báo cáo 6 tháng, một năm được thực hiện trên khoảng 10 tờ giấy A4, báo cáo chuyên đề khoảng 2 - 3 tờ giấy A4. Bình quân một tháng, mỗi cơ quan, đơn vị cấp cơ sở sử dụng khoảng 2 gram giấy A4 (1.000 tờ), với chi phí từ 45.000 đồng đến 70.000 đồng/gram, để in các loại báo cáo.

Bên cạnh đó, quy trình xây dựng, gửi - nhận báo cáo hiện nay hầu như đang thực hiện theo phương tiện truyền thống, gây tốn thời gian và hiệu quả chưa cao.

Đơn giản hóa chế độ báo cáo phải đảm bảo tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực thực hiện, tiến tới loại bỏ các báo cáo không thực sự cần thiết, cắt giảm tối thiểu 15- 20% số lượng báo cáo và tần suất báo cáo trong cơ quan hành chính nhà nước.

Vì thế, cần xây dựng khung pháp lý rõ ràng, thống nhất về chế độ báo cáo. Khung pháp lý quy định thống nhất về chế độ báo cáo dùng để điều chỉnh những vấn đề liên quan đến hình thức, quy trình để thực hiện báo cáo; còn nội dung cụ thể của báo cáo sẽ được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Thông qua việc hệ thống hóa, rà soát và đơn giản hóa chế độ báo cáo của mỗi ngành, lĩnh vực để định ra tiêu chí thống nhất về nội dung báo cáo, thời điểm lấy số liệu báo cáo, đầu mối xây dựng, tổng hợp báo cáo, chất lượng báo cáo. Nghiên cứu loại bỏ báo cáo hoặc nội dung yêu cầu báo cáo không thực sự cần thiết, không phù hợp với mục tiêu quản lý. Hiện thực hóa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động báo cáo; thực hiện tích hợp, kết nối và chia sẻ dữ liệu báo cáo giữa các cơ quan hành chính nhà nước.

Tuy nhiên, nội dung này trước hết liên quan đến việc thiết lập phần mềm ứng dụng để thực hiện báo cáo điện tử phù hợp với các tính năng của Chính phủ điện tử. Ứng dụng đó phải được thiết kế bảo đảm thống nhất, thông suốt giữa các các cấp chính quyền, từ Trung ương đến địa phương. Với điều kiện thực tiễn hiện nay, cần thiết phải có lộ trình, bước đi phù hợp, đảm bảo khả thi.

Dự kiến xây dựng Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia với nền tảng quan trọng là ứng dụng phương tiện điện tử trong hoạt động báo cáo là một trong những giải pháp, nội dung quan trọng của Đề án Đơn giản hóa chế độ báo cáo trong các cơ quan hành chính nhà nước. Trong quá trình xây dựng Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia, việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ được chia làm hai giai đoạn:

Giai đoạn thứ nhất, từ giữa năm 2017 trở đi sẽ thực hiện thay đổi phương thức yêu cầu báo cáo, gửi - nhận báo cáo từ bản giấy sang báo cáo điện tử. Lợi ích của giải pháp này đảm bảo rút ngắn thời gian xây dựng báo cáo, tiết kiệm tối đa chi phí văn phòng, cước phí bưu chính. Chỉ tính 70% đơn vị thực hiện chuyển đổi phương thức, số tiền tiết kiệm được ước tính trên 199 tỷ đồng/năm.

Giai đoạn thứ hai, khi thiết lập xong Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia, toàn bộ báo cáo hành chính sẽ được thực hiện trên hệ thống. Nếu chỉ tính thời gian thực hiện báo cáo giảm ở mức thấp nhất là 50% thì chi phí tiết kiệm thêm hằng năm ước tính trên 526 tỷ đồng/ năm. Như vậy, tổng lợi ích đem lại khi thực hiện giải pháp đơn giản hóa chế độ báo cáo ước tính 725 tỷ đồng/năm.

Trong thời đại công nghệ thông tin, không chỉ yêu cầu nguồn thông tin phải nhanh chóng, kịp thời, mà còn phải đảm bảo chính xác, đầy đủ, minh bạch giúp phục vụ đắc lực hơn cho công tác chỉ đạo, điều hành, ban hành quyết sách của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Đẩy mạnh cải cách, đơn giản hóa chế độ báo cáo, nhất là việc thiết lập và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình báo cáo đang là mong muốn thực sự của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, nhất là cấp cơ sở. Thực hiện nội dung này, sẽ góp phần thiết thực vào việc xây dựng nền hành chính hiện đại, hiệu lực, hiệu quả; hiện thực hóa mục tiêu xây dựng một Chính phủ kiến tạo phát triển, liêm chính, hành động, phục vụ nhân dân.

TS. Ngô Hải Phan